BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di zaman ini manajemen perkantoran atau
administrasi perkantoran sudah diajarkan dalam dunia pendidikan. Fungsi
administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, otomatis
dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak
dikelola dengan perencanaan yang baik. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan
aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan
klasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat
waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi
yang tidak optimal.
Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang
sama penting di bagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan
kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus mempunyai pandangan
yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan
kinerjanya menjadi terus lebih baik
1.2 Rumusan Masalah
-
Apa
yang dimaksud dengan tata kerja ?
-
Apa
saja prosedur kerja ?
-
Apa
saja pedoman untuk kerja ?
-
Bagaimana
cara menyusun buku pedoman kerja ?
-
Apa
saja manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja ?
1.3 Tujuan Penulisan
-
Tujuan
dibuatnya tulisan ini adalah :
-
Memenuhi
tugas mata kuliah Pengantar Bisnis
-
Memberikan
informasi kepada khalayak umum tentang manajemen perkantoran dan informasi
BAB II
PEMBAHASAN
Manajemen Kantor dan Tata Kerja
2.1 Definisi Tata Kerja
Tata Kerja adalah cara untuk mencapai tingkat efesien
dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil
sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan,
fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang tersedia.
2.2 Prosedur Kerja
Prosedur merupakan tahapan dalam
tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya
dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat
apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
2.3 Pedoman Kerja
Pedoman kerja artinya sebuag panduan
yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam
bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari
libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.
2.4 Cara Menyusun
Buku Pedoman Kerja
Buku pedoman karyawan harus dengan
jelas menyatakan kebijakan perusahaan. Bidang-bidang yang harus dicakup antara
lain:
a) jam
kerja umum
b) peraturan
dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi
dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)
c) bagaimana
mendapatkan waktu berlibur
d) semua
hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar
e) cuti
sakit
f) peninjauan
terhadap gaji dan kinerja
g) kebijakan
waktu lembur/waktu kompensasi
h) tunjangan
kesehatan dan pengobatan
i) rencana
pensiun dan tunjangan tambahan lainnya
j) kebijakan
cuti bersalin
k) peraturan
atau ketetapan lainnya
-
Buku pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang terpenting, harus
konsisten
Maksud buku pedoman karyawan Anda
adalah untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan kepada seluruh
karyawan. Adalah penting sekali bahwa buku pedoman karyawan ditulis secara
jelas dan tepat, agar tidak membingungkan. Buku ini perlu merinci seluruh
kebijakan sumberdaya manusia perusahaan Anda secara khusus. Kenyataan
menunjukkan bahwa banyak perkara hukum terjadi karena perusahaan tidak memiliki
kebijakan konsisten dan terdokumentasi, sehingga membuka peluang terhadap
tuduhan diskriminasi (sungguh-sungguh atau tidak). Buku pedoman Anda perlu
meralat ini.
-
Jelaskan hak Anda untuk memecat karyawan
Ada bagian dari buku pedoman Anda yang
harus mencakup kenyataan bahwa bekerja di perusahaan Anda adalah “sesuka hati”.
Ini berarti bahwa perusahaan Anda memiliki hak untuk memutus hubungan dengan
karyawan kapan pun tanpa alasan, dan karyawan Anda memiliki hak untuk
meninggalkan perusahaan kapan saja. Tujuan dari pernyataan "sesuka
hati" adalah untuk mengesampingkan tuntutan karyawan bahwa Anda mungkin
pernah mengumbar janji tentang jaminan pekerjaan. Sekali lagi, buku pedoman
dapat melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan hukum.
-
Buku pedoman tidak perlu indah
Anda mungkin berpikir bahwa bentuk
sebuah buku pedoman karyawan adalah besar, tebal, dan tercetak rapi.
Kenyataannya, banyak usaha kecil yang dapat membuatnya dalam bentuk yang jauh
lebih sederhana - bahkan dalam bentuk lembar fakta satu atau dua halaman yang
dicetak dengan komputer. Yang terpenting bukanlah penampilan buku pedoman Anda.
Yang lebih penting adalah apa saja yang termuat di dalamnya.
-
Tulislah sendiri buku pegangan, namun mintalah pengacara Anda melakukan
kajian ulang
Anda dapat menghemat biaya hukum dengan
menulis sendiri buku pedoman daripada menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara
Anda. Namun pastikan bahwa pengacara Anda sudah melakukan kajian ulang dan
menghaluskan isinya dimana perlu. Penting bahwa seluruh kebijakan Anda sesuai
dengan undang-undang dan peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan
lokal.
-
Pastikan para karyawan menandatangani tanda terima buku pedoman
Tidak cukup hanya menyerahkan buku
pedoman kepada karyawan. Pada saat Anda memberikan buku pedoman atau lembar
fakta kepada seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia telah menandatangani
tanda terima. Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan itu telah menerima
buku pedoman dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda. Berikan salinan
tanda terima ini kepada karyawan tersebut, dan simpan satu lagi dalam berkas
karyawan bersangkutan. Ini akan membantu melindungi Anda dari kemungkinan
adanya tuntutan bahwa seorang dipecat karena melanggar peraturan yang tidak
diketahuinya. Pengacara Anda dapat membantu membuat konsep untuk formulir ini.
2.5 Manfaat Ditetapkannya Tata Kerja,
Prosedur Kerja dan Pedoman Kerja
Pentingnya Sistem
Pengaturan Pekerjaan Kantor
Sistem pengaturan
pekerjaan kantor sangat penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan
menimbulkan dampak-dampak positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor,
diantaranya yaitu:
a. Membuat pekerjaan kantor menjadi
lebih lancar
b. memberikan pengawasan yang lebih
baik melalui pengarahan.
c. Membuat koordinasi yang lebih
baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
d. Dalam
melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat
pekerjaan tata usaha yang sangat penting.
Pentingnya Prosedur Pengaturan Pekerjaan
Kantor
Dalam
suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok
efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa
individu-individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai dan
memahami bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur, maka
bawahan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya
dicapai. Jadi prosedur pengaturan pekerjaan kantor sangat penting
kedudukannya, prosedur pengaturan pekerjaan kantor yang baik dapat bermanfaat
sebagai berikut:
a. Merencanakan
secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing
pegawai.
b. Menciptakan
koordinasi yang harmonis bagi setiap departemen dan antardepartemen.
c. Mengakibatkan
arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan
konsistensi kerja
d. Mendapatkan
instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
e. Dihubungkan
dengan alat-alat yang mendukung pekarjaan kantor serta dokumen kantor yang
diperlukan.
BAB III
ANALISIS
Tata Kerja adalah
cara untuk mencapai tingkat efisien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu
pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan
mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang
tersedia. Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui
suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan
pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Pedoman kerja artinya sebuag
panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan
pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam
istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb. Sistem pengaturan
pekerjaan kantor sangat penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan
menimbulkan dampak-dampak positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor. Dalam
suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok
efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa
individu-individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai dan
memahami bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.
BAB IV
REFERENSI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar